Microsoft SharePoint

Obecně

Aktuální verze, která se nachází trhu, je Microsoft Sharepoint 2016. Existují 3 edice, Foundation, Standard a Enterprise.

MS Sharepoint funguje na jediné platformě pro všechna oddělení a každého zaměstnance. Díky své jednoduchosti, přehlednosti a známému prostředí Microsoft Office uživatel neztrácí čas se zdlouhavým zaškolováním. Hlavním benefitem je flexibilita řešení. Na základě vámi definovaných požadavků lze implementovat dokonalé řešení přesně podle vašich představ. Obsahuje řadu dokonalých vychytávek, jako je např. nastavení práv uživatelům, integrace schvalovacího řízení, firemní sociální síť, zadávání a kontrola úkolů podřízeným, propojení s Microsoft Outlook.

Tvorba a správa
dokumentů (DMS)

Jednou z hlavních funkcionalit Sharepointu je správa dokumentů. Zaměstnanci mohou sdílet elektronicky veškerá data a tím vytvářet důležitou informační základnu pro celý tým. Lze snadno zjistit, kdo je autorem dokumentu, kdo jej upravil, schválil a kdy jej vystavil. Tato forma spolupráce přispívá týmu ke zvýšení jejich produktivity díky efektivnímu nalezení potřebných dat na jednom místě a zrychlení schvalovacího procesu. SharePoint umožňuje vytvářet strukturované dokumenty na základě přednastavených šablon. Každému zaměstnanci lze nastavit úroveň oprávnění na danou oblast v Sharepointu či na jednotlivý dokument.

Schvalovací řízení

Workflow v SharePoint umožňuje vytvářet harmonogram prací. Každý úkol má svou zodpovědnou osobu, která odpovídá za splnění úkolu. Na úkolech může pracovat více lidí. Přiřadí se jim termíny splnění a vedoucí pouze sleduje, zda je úkol splněn včas či nikoliv formou notifikací. Nintex Workflow doplňuje platformu v Sharepointu o nástroj pro řízení složitých pracovních postupů. Běžné a někdy i poměrně zdlouhavé procesy lze řešit na pár kliknutí. Nákupní objednávky, dovolené, přesčasy jsou schvalovány pomocí nástroje Nintex Workflow.

Intranetový portál
(firemní sociální síť)

Další nespornou výhodou Sharepointu je tvorba internetových a intranetových stránek. Intranetový portál funguje podobně jako sociální síť, kde lze vyhledávat zaměstnance, vytvářet komunity na základě oddělení či týmů. Během pár chvil můžete zjistit, na čem zaměstnanec pracuje, souhrn jeho úkolů, v jaké fázi rozpracovanosti se nachází jeho projekt anebo nás podrobně informuje o funkci ve společnosti či jeho osobních zájmech. Nabízí se i možnost propojit interní zaměstnance s externisty pokud je to zapotřebí v rámci spolupráce. Aby nedošlo k úniku citlivých údajů, jednoduše nastavíte práva externistovi a vynutíte si jeho přihlášení pro sdílení dat.

BI řešení

Microsoft Sharepoint je nástrojem Business Inteligence. Umožňuje upravovat a publikovat analýzy, reporty a interaktivní grafy. Pomocí těchto funkcí sledujete vývoj trendů. Integrace produktů z dílny Microsoft Office umožňuje sdílet tabulky přímo z excelu, totéž platí i pro grafy, které i když jsou zobrazeny přes webové rozhraní, mění svou podobu při změně zdrojových informací. Vytvořte si klíčové reporty, které Vám zabrání dělat špatná operativní rozhodnutí.

Obchodní portál

Sharepoint plní přání i obchodnímu oddělení. Ti vedou evidenci svých zákazníků, které je potřeba pravidelně kontaktovat či s nimi domlouvat schůzky. Jedná se o úkoly, které mají stanovenou periodicitu opakování. Před blížícím se termínem schůzky obdrží upozornění o zatím nesplněném úkolu. Takto mohou oni sami či jejich nadřízení kontrolovat plnění svých úkolů. Další důležitou oblastí pro obchodní oddělení je přidružení smluv, nabídek, poptávek, objednávek a faktur u jednotlivých kontaktů.

Elektronická podatelna

Microsoft Sharepoint funguje podobně jako elektronická podatelna. Veškeré dokumenty, které jsou potřeba evidovat, se jednoduše naskenují a vloží do systému. Zde si je může kdykoliv a kdokoliv otevřít bez potřeby fyzického kontaktu. Při vložení scanu dokumentu do konkrétního adresáře (např. faktury) přijde upozornění o uložení odpovědné osobě, která ji schvaluje. Po schválení ji postoupí dál účetnímu oddělení. Při vyhledávání v Sharepointu pomocí konkrétních filtrů lze kdykoliv nalézt potřebný naskenovaný dokument a také podrobnosti o opravách a zaúčtování.

Projektový portál

Udržuje veškeré projekty pod kontrolou. Microsoft Sharepoint organizuje projekty a také úkoly, umožňuje sdílet veškeré emaily a kalendáře členů týmů a dokumenty na jednom místě, vztahující se k projektu. Nastavuje kompetence svým podřízeným. Informuje o změnách a vložení dokumentů a také o splnění či neuskutečnění úkolů díky nastaveným termínům. Informace jsou sdíleny v týmech a jsou zde zaznamenány veškeré údaje o provedených změnách.

NAVISYS ISO dokumentace
a evidence procesů

Definice procesů a rolí je výrazným milníkem v každé společnosti. Právě tento krok většinou rozlišuje malou společnost od středně velké. Nositelem firemního know-how se stává systém a veškerá tíha už tak neleží jen a pouze na lidech. Microsoft SharePoint je ideální platforma jak pro udržování dokumentace definovaných procesů například dle standardu ISO, tak pro samotnou definici procesů. Je možné modelovat hlavní, vedlejší nebo podpůrné procesy dle zvolené metodiky, zajistit mechanismy pro kontrolu a operativu nebo nadefinovat role.

NAVISYS eDucation

Podle nejnovějších průzkumů patří firemní vzdělávání mezi uchazeči o zaměstnání k nejdůležitějším parametrům při výběru zaměstnavatele. Zároveň je v zájmu každého zaměstnavatele, aby jeho zaměstnanci byli řádně proškoleni v technologiích, které pro práci používají. V modulu NAVISYS eDucation je možné sledovat postup zaměstnanců v jejich individuálních nebo skupinových vzdělávacích plánech včetně případného testování. NAVISYS eDucation má vynikající uplatnění tam, kde je potřeba dodržet soulad se zákonnými i vnitrofiremními normami pro certifikace (BOZP, školení řidičů, odborné certifikáty atd.)