Dynamics NAV pomáhá ÚJV Řež, a. s. při řízení výzkumných projektů

Výzkumný ústav, který přešel do komerčního sektoru

ÚJV Řež a.s. byl založen již v roce 1955 v tehdejším Československu jako Ústav jaderné fyziky ČSAV. V roce 1991 pak Federální fond národního majetku převedl ÚJV na akciovou společnost. Ta se postupně dostala do rukou energetické skupiny ČEZ jako majoritního akcionáře a následně pod vedení ÚJV přešlo postupně pět dalších dceřiných společností – Centrum výzkumu Řež, EGP Invest Uherský Brod, Ústav aplikované mechaniky Brno, Výzkumný a zkušební ústav Plzeň a Nuclear Safety & Technology Centre Řež.

Solidní procesní analýza položila základy systému na 10 let

Na začátku celé implementace Microsoft Dynamics stál zastaralý informační systém určený ještě pro prostředí Microsoft DOS, který se ÚJV rozhodl nahradit moderním komplexním ekonomickým systémem. Tehdy volba padla na předchůdce Microsoft Dynamics NAV, který naimplementovala společnost NAVISYS. ÚJV za pomoci implementačního partnera provedl velice důkladnou procesní analýzu. Ta se posléze stala důležitým základem nejen pro úvodní implementaci v roce 2001, ale také pro nasazení všech následujících verzí. Microsoft Dynamics NAV se navíc v průběhu let začal starat i o účetnictví většiny nově akvírovaných a zakládaných dceřiných firem, které spolu s ERP systémem přebíraly i nastavení procesů v oblasti správy financí specifikované detailní úvodní analýzou.

Za více než 10 let nedošlo k jedinému výpadku systému

Během více než desetiletého provozu Microsoft Dynamics NAV v ÚJV nedošlo k jedinému výpadku nebo problému se systémem. Vše fungovalo tak, jak mělo, a to i při postupném zavádění aktualizací systému a databázové platformy Microsoft SQL Server. ÚJV po celou dobu pokračoval ve spolupráci se společností NAVISYS coby implementačním partnerem. Ten průběžně do systému zanášel potřebné aktualizace a úpravy. Microsoft Dynamics NAV se v ÚJV v průběhu let osvědčil natolik, že ani po převzetí ÚJV skupinou ČEZ nevznikla nutnost systém nahradit jiným. Došlo pouze k úpravě potřebných reportů a podkladů, které slouží auditorům skupiny ČEZ.

Od řízení financí až k řízení projektů

Od roku 2001 ÚJV provedl tři přechody na novější verze Microsoft Dynamics NAV. Ten poslední se odehrál v roce 2012. Zásadní změna se odehrála v roce 2009 přechodem na Microsoft SQL databázi a k implementaci modulu Rozšířené projekty – BIZ4BuildIn, kterým se ÚJV zaměřil na detailnější řízení výzkumných projektů. Ty jsou hlavním zdrojem financí ÚJV. Převážně se jedná o víceleté projekty dotované z evropských fondů či grantů Grantové agentury České republiky. Jen za rok 2011 bylo v ÚJV investováno na vědecké a výzkumné projekty na 333 milionů korun. ÚJV je rozdělen celkem na 5 divizí a každá z nich se dále člení na oddělení. Při tvorbě rozpočtů se připravují finanční plány postupně od oddělení, přes divize až po komplexní finanční plán celého ÚJV, včetně všech dceřiných společností, který je následně předkládán ke schválení vlastníkům. Od roku 2009 lze přitom do těchto plánů jednoduše promítat i výzkumné projekty, které jsou hlavním zdrojem příjmů a výrazným způsobem ovlivňují i cashflow ÚJV.

Projektové řízení

Řízení výzkumných projektů je nyní plně integrováno do finančního plánování ÚJV. Jednotliví projektoví manažeři připravují detailní rozpočty projektů ještě v době, kdy o získání projektu usilují, ať už u Evropské unie, GAČR nebo komerčního subjektu. V Microsoft Dynamics NAV lze pro efektivnější tvorbu finančních plánů dokonce zohlednit i pravděpodobnost získání projektu, aby s financemi na jeho realizaci mohl počítat i rozpočet dané divize. Jakmile ÚJV daný projekt získá a dojde k podpisu smlouvy, stav se zaznamená na kartu projektu, následně se automaticky promítne původní finanční plán projektu, včetně detailního načasování jednotlivých výdajů do finančního plánu a plánu cashflow celé divize a firmy. Plánování projektů přitom počítá i s faktem, že se jednoho projektu často účastní pracovníci z více divizí. Pokud tak projektový manažer plánuje využít výzkumné kapacity z jiné divize, promítne se tento fakt do plánu výdajů jeho divize a do plánu příjmů divize, jejíž služby jsou pro provedení projektu nezbytné.

Audity jsou na denním pořádku

Univerzálnost Microsoft Dynamics NAV není jedinou vlastností, pro kterou si ÚJV systém oblíbilo. Silnou stránkou je také schopnost poskytovat auditovatelné účetní výsledky. Vzhledem k zaměření společnosti zde probíhají četné audity téměř nepřetržitě. Kromě účetního auditu akciové společnosti, daného zákonem, zde probíhají pravidelné audity jednotlivých projektů od financujících agentur. Samostatné audity provádí také většinový vlastník, skupina ČEZ. Microsoft Dynamics NAV přitom dokáže výrazným způsobem přípravu auditu ulehčit. Dokáže rychle poskytnout nejen standardizované účetní výkazy provedené k libovolnému dni v roce, ale i podrobné finanční výkazy za jednotlivé ekonomické jednotky i projekty. U projektů jsou navíc přímo v Microsoft Dynamics NAV k dispozici také všechny smlouvy a související dokumenty pro případ, že by si je auditor, nadřízený manažer nebo vlastníci vyžádali. Microsoft Dynamics NAV tak pokrývá všechny potřeby ÚJV již více než 10 let a vypořádal se i se všemi vlastnickými a organizačními změnami, kterými si za tu dobu prošel.