Projektový manažer na cestách

Mobilní kancelář – recept na fluktuaci v projektovém týmu?

V době, kdy se kola globalizace točí na plné obrátky, se spolupráce na dálku stala v podstatě samozřejmostí. Existuje řada technických řešení pro podporu mobilních kanceláří, uspořený čas má mimořádnou hodnotu a snaha společností získat maximum z teritoriálních výhod ekonomického i lokálního charakteru není žádnou horkou novinkou. Když k těmto faktorům přičteme pojmy jako efektivita a flexibilita, které nesmí chybět v žargonu žádného správného manažera, získáme seznam ingrediencí, díky kterým pojem „spolupráce na dálku“ zcela zevšedněl.

Pokud odhlédneme od řady výhod, které má práce na dálku pro společnosti působících v různých segmentech trhu, skýtá tento fakt také jednu zásadní příležitost pro nás – projektové manažery. Kombinace záliby v cestování a poznávání nových míst nemusí totiž, díky mobilní kanceláři, nutně znamenat opakovanou fluktuaci. Podle průzkumu společnosti CV-Library (2017) jsou téměř tři čtvrtiny zaměstnanců přesvědčeni, že tzv. job-hopping se stal v posledních letech výrazně společensky přijatelnější, o přístupu mileniálů nebo generace Z ani nemluvě. Jednou z hlavních motivací pro výměnu zaměstnaní je pro tuto cílovou skupinu potřeba změnit prostředí, vyzkoušet něco nového, vybočit ze stereotypu. Tito lidé hledají flexibilitu a pojem flexibilní pracovní prostředí nabírá v souvislosti s mobilní kanceláří a spoluprací na dálku zcela nového rozměru.

Nástroje usnadňující spolupráci na dálku

Jaké konkrétní nástroje a aplikace tedy pomohou projektovému manažerovi na cestách téměř plnohodnotně nahradit vedení týmu klasickým způsobem? Opomeneme-li e-mailového klienta, je klíčovým nástrojem pro spolupráci na dálku aplikace umožňující vzdálenou komunikaci. V této oblasti se rostoucí oblibě těší snadno dostupné aplikace jako Zoom nebo GoToMeeting. Ty lze pořídit za příznivý měsíční poplatek, díky kterému získáte velmi slušný komfort pro týmovou diskuzi zahrnující obraz, zvuk i chat. Základní verze obou produktů Zoom Pro a GoToMeeting Starter nabízí uživatelům srovnatelné možnosti za téměř totožnou cenu. Zoom Pro s kapacitou až 100 účastníků nijak neomezuje dobu trvání telekonference, poskytuje standardní nástroje jako nahrávání nebo sdílení obrazovky, nabízí běžné administrátorské funkce související se správou účastníků, statistiku realizovaných setkání a 1 GB cloudové úložiště pro uložení nahrané schůzky. K dispozici je webový, mobilní i desktopový klient. Produkt GoToMeeting ve své verzi Starter nabízí komunikaci až 10 účastníků, obdobné funkce pro vedení telekonference, nicméně postrádá možnost nahrávání hovorů a kolaborace nad sdílenou obrazovkou, které jsou k dispozici až od vyšší verze. I v tomto případě můžete využít webového, mobilního a desktopového klienta.

Dalším nástrojem, který by neměl chybět v arzenálu projektového manažera je aplikace pro plánování práce v týmu. Pokud hledáme pomocníka pro skutečně jednoduché plánování a organizaci práce, nikoliv sofistikované plánování do omezených kapacit, lze velmi dobře použít nástroje inspirované například konceptem kanbanu, i když nechceme vést tým agilním způsobem. Zároveň je potřeba podotknout, že ve snaze řídit například vývojový tým na dálku, není zcela od věci zamyslet se nad intenzivnější formou inkrementálního vývoje, která je vnímána jako součást agilního řízení. V této oblasti dobře poslouží produkty jako Trello nebo Wrike, který se dokonce profiluje jako nástroj podporující moderní podobu projektového řízení týmů na dálku. Jednotlivé aplikace se v čase předhánějí v nabídce funkčností, které uživateli poskytují. V nabídce obou produktů nechybí ani takové nástroje, jako například time tracking. Před finálním výběrem je v tomto případě na místě vyzkoušet jednotlivé aplikace a načerpat filozofii produktu a formu zpracování, kterou výrobce zvolil. Pro základní představu můžete využít nezávislé srovnávače Capterra nebo GetApp. Jisté je, že ani s jedním z výše zmíněných produktů neuděláte chybu.

Pro zefektivnění nebo zpříjemnění práce na dálku lze samozřejmě využít řadu dalších důmyslných produktů a mobilních aplikací. Čtveřici těch klíčových vedle poštovního klienta, nástroje pro telekonferenční hovory a pomocníka při koordinaci týmové práce uzavírá cloudové uložiště. Nehledáme nejvhodnější variantu sofistikovaného DMS systému, nýbrž službu, která umožňuje uživatelům ukládat a sdílet soubory s ostatními členy týmu za využití synchronizace souborů. Základní parametry, kterými má smysl se zabývat, jsou bezesporu velikost prostoru, možnost verzování dokumentů, šifrování dat a případně průměrná rychlost synchronizace. V nabídce pak zůstávají tři zřejmě nejčastěji skloňované produkty Google Disk, Microsoft OneDrive a Dropbox. Každý z nich nabízí jednotky gigabytů zdarma ve své „free licenci“ a srovnatelné cenové podmínky pro pronájem prostoru v řádech terabytů. Hlavní výhodou úložiště od Google je provázanost s jeho dalšími produkty, podpora verzování a šifrování dat během přenosu i na samotném úložišti. Obdobně se i Microsoft OneDrive chlubí výhodou v propojení s kancelářským balíkem MS Office. Ale je potřeba podotknout, že nabízí verzování pouze u dokumentů MS Office a šifrování dat během přenosu, nikoliv na samotném úložišti. Dropbox je považován za velmi intuitivní nástroj, který umožňuje verzování souborů a šifrování dat během přenosu i na uložišti.

Důležitým upozorněním je, že produktová subskripce přináší jeden zásadní rozdíl oproti tradiční variantě nákupu licence, na kterou si zatím ne všichni uživatelé stihli zvyknout. To, co u vašeho produktu dnes považujete za samozřejmé, zítra už nemusí platit. S příchodem nové aktualizace produktu mohou přijít i změny, které sice výrobci připadají logické, vás ale zrovna dvakrát nepotěší. Je tedy zřejmé, že s konzervativním a zarytým přístupem preference jediného produktu se můžete dostat do potíží. Doporučení tedy zní – buďte koncepční a neměňte bezdůvodně produkty, ale jako správný projektový manažer pracujte se záložním plánem a rozhlížejte se okolo sebe.

Nejdůležitější krok na závěr

Mohlo by se zdát, že vašemu experimentu v podobě vedení projektového týmu na dálku už nic nebrání. Nechybí vám chuť zkoušet nové věci ani přesvědčení, že tato nikterak objevná forma spolupráce může fungovat i ve vašem případě. Máte jasnou představu o nástrojích a aplikacích, které mohou výrazně podpořit úspěšnost realizace celé myšlenky. Jako projektový manažer musíte však v první řadě myslet na klíčový faktor při řízení jakéhokoliv projektu – na lidi. Změna formy spolupráce totiž značným způsobem zasahuje do každodenní rutiny a pracovních návyků jednotlivých členů projektového týmu. Obdobně jako při implementaci agilního projektového řízení se bez ochoty a snahy zúčastněných jen velmi těžko doberete pozitivního výsledku. V takovém případě může dojít k nežádoucím následkům v podobě snížení kvality výstupů, omezení týmové komunikace nebo zpomalení pracovního tempa vlivem prodlev při řešení návazností. Takové aspekty mohou ve svém důsledku vést k neúspěšné realizaci nebo odkladu projektu. Aby nezůstalo jen u dobré myšlenky a špatného provedení, je zapotřebí otevřeně komunikovat se všemi členy projektové týmu o této možnosti. Na závěr je nutné vyhodnotit, jestli případné konzervativní nastavení vašeho týmu nebo odlišná filozofie společnosti není příliš velkou překážkou. Jinými slovy – jste-li na vedení projektového týmu na dálku připraveni, přesvědčte se, že je připraveno i vaše okolí.

Řízení projektů a spolupráce na dálku je lákavá myšlenka, která může přinést mnoho pozitiv nejen do vašeho pracovního života. Pokud nepatříte jen k běžným konzumentům tradičního projektového řízení, může být pro vás tento přístup novou motivací nebo výzvou, díky které své profesní dovednosti posunete o kousek dál a budete s výsledky své práce zase o trochu spokojenější.

Ing. Jan Špatenka

Project Manager

NAVISYS s.r.o.