Pokročilá správa dokumentů přímo v ERP systému

Odstraněním opakujících se neefektivních manuálních kroků při práci s dokumenty každá firma zvyšuje produktivitu svých zaměstnanců. Správným nastavením DMS systému a následně automatického elektronického oběhu dokumentů se celkově zrychlují firemní procesy a lze docílit významných časových a finančních úspor. Ale při výběru DMS a ideálně již při výběru ERP, je dobré zvážit, jestli je možná jejich vzájemná integrace.

Proč je samostatné DMS správná, ale nedostatečná volba

Systémy pro správu dokumentů poskytují mnoho pokročilých, uživatelsky komfortních funkcí jako je vzdálená spolupráce uživatelů v reálném čase, rezervování části dokumentu pro úpravy, automatické ukládání verzí a informace o změnách v dokumentu, vyhledávání podle vlastností či fulltextu, vazba dokumentů k informacím v ERP systému a mnoho dalších. Nedílnou součástí bývá workflow pro automatizaci procesů či schvalování dokumentů.

Významnou nevýhodou implementace samostatného DMS řešení je práce ve dvou odlišných prostředích – ERP a DMS. To snižuje komfort a efektivitu při práci a zvyšuje dobu potřebnou k zapracování uživatelů ve více aplikacích. Zároveň má firma vyšší náklady na administrátory, kteří musí zvládat správu obou systémů.

Integrace ERP a DMS

Integrační řešení stojící mezi ERP a DMS systémy poskytují celou řadu dalších pokročilých funkcionalit a eliminují výše uvedené nedostatky. Zpravidla se jedná o hotová balíková řešení, která jsou snadno implementovatelná do stávajících systémů bez potřeby dalšího vývoje.

Jedním z nejrozšířenějších DMS řešení na českém i slovenském trhu je Microsoft SharePoint, který může být jak v on-premises, tak i v atraktivní on-line variantě (cloud). Systém pochází z dílny Microsoft a nabízí se tedy jeho koexistence s ERP systémem od stejného výrobce. Přestože se zatím jedná o odlišné platformy, jejichž integrace není nativní, může se efektivita práce s dokumenty posunout zapojením integračního modulu stojícího mezi SharePointem a ERP Dynamics NAV (či Dynamics 365).

Jak snadná může práce s dokumenty být?

Jednou z mála dostupných platforem stojících mezi ERP a DMS je produkt NavSherpa, který posouvá práci s dokumenty na vyšší úroveň. Obecným a nedocenitelným přínosem nasazení takového řešení je možnost řízení práce s dokumenty a spouštění workflow procesů pouze v jednom prostředí – v ERP. Z něho si integrační modul NavSherpa načítá data, se kterými dále pracuje a přenáší je do SharePointu. Uživatel vkládá dokument do ERP, jednoduše pomocí drag&drop, a na pozadí běží proces zpracování, schválení a uložení na SharePoint. Přímo v ERP systému je možné zobrazovat a prohlížet veškeré přidružené dokumenty (např. k danému zákazníkovi) stejně, jako kdyby uživatel pracoval v prostředí SharePointu.

Probíhá automatizované pojmenování souborů a přiřazení vlastností dokumentu (metadat). V praxi to znamená, že pokud jste dosud při vkládání dokumentu do DMS vyplňovali například kód zákazníka, projektu, středisko, typ dokumentu atd., nyní se tato data doplňují automaticky. Eliminací manuálních činností jako jsou výběr cílové složky, pojmenování souboru nebo název verze se unifikuje třídění dokumentů a zmenší se riziko chybovosti způsobené lidským faktorem.

Integrační modul na základě metadat a nastavených rolí uživatelů ERP poskytne informace, kdo má daný dokument schválit a upozorní schvalovatele na úkol. Uživatel může v reálném čase sledovat stav schvalování.

NavSherpa dokáže automatizovaně tvořit strukturu pro uložení dokumentů (složky, knihovny a dokonce i celé weby) v prostředí SharePointu automaticky. To vše „pouze“ za použití dat, která jsou uložená v Dynamics NAV a podle místa v ERP, ve kterém uživatel s dokumentem pracuje. Firma díky tomu nemusí zaměstnávat administrátora DMS systému a samotní uživatelé nemusí ovládat technologie platformy pro správu dokumentů.

Ing. Kateřina Tillingerová

Marketing Manager

NAVISYS s.r.o.