Houbaření ve skladu

Nedávno jsem procházel s vysoce postavenými manažery výrobní a skladové prostory jejich společnosti. Právem měli být na co hrdi. Společnost se dynamicky rozvíjí, věnuje péči svým zaměstnancům a investuje do nových výrobních technologií. Byť se jedná o strojírenskou výrobu, za čistotu a pořádek by se nemusela stydět před leckterým potravinářským provozem. Když byla prohlídka téměř u konce, zastavili jsme se u jednoho z mnoha regálů s uskladněným materiálem. Přiznávám, že otázka, kterou jsem vyslovil, mě v průběhu exkurze napadla již několikrát. Teď však přišel vhodný okamžik: "Prosím Vás…., a na této paletě je co?" Ukázal jsem bez ostychu na neoznačenou paletu v neoznačené přihrádce, důkladně anonymizovanou kartonem, bez jakékoli viditelné identifikace. Jeden z provádějících zareagoval hbitě a upřímně, poněkud omluvným tónem: „Víte, my tady někdy tak trochu houbaříme!"

Tato situace není ojedinělá. Řada výrobních společností se při svém rozvoji soustředí na podporu klíčových procesů, tedy na prodej a výrobu, což je samozřejmě logické. Dříve či později ale nastane okamžik, kdy objem pohybu materiálu a polotovarů uvnitř společnosti dosáhne takové úrovně, že jejich řízení nelze zajistit pouhou extenzí personálního pokrytí. Je nutno provést významné organizační změny, neboť se tyto procesy stávají limitujícími v dalším rozvoji.

Sebelepší parta skladníků s růstem skladových a výrobních prostor dosáhne stavu kdy ve svém „hájemství“ přestávají „sbírat“ na oblíbených místech a začínají bloudit po skladových halách, stejně jako v lese. Hledají správnou přepravku, paletu nebo barel, který je ve výrobní aktuálně potřeba. A po skladech se nepohybují pouze skladníci. Se svými měřícími aparáty musí pravidelně vyrážet do prostor, kde se intenzivně skladuje, třeba i kontroloři kvality. Odebírají zkušební vzorky, uvolňují čerstvě přijatý materiál k dalšímu zpracování nebo zadržují polotovary, které se v předchozích výrobních operacích nepovedly. Také je lze považovat za zkušené houbaře. Oproti tomu nákupčí či prodejci, kteří ze svých kanceláří vyrážejí do skladových provozů méně často, vyžadují v „lese“ regálů a skladových ploch zkušeného průvodce.

Výsledkem tohoto stavu je, že se ve skladech nejen houbaří, ale hlavně čeká. Operátor u stroje čeká na skladníka, až mu doveze materiál nebo polotovar ke zpracování. Skladník čeká na kontrolora kvality, až potřebný materiál nebo polotovar uvolní. Kontrolor kvality čeká na ověření správnosti příjmu od nákupčího a. Na všechny předchozí pak čeká prodejce a expediční oddělení, aby mohli konečně uspokojit zákaznickou objednávku v požadovaném termínu.

Prvním zdánlivě nejlogičtějším krokem k úspěšnému řešení je extenzivní navýšení skladové kapacity tak, aby aktuální disponibilní zásoba v každém okamžiku pokryla potřeby výroby. Toto řešení funguje a výrobní i obchodní ředitelé plní své cíle. Teprve po nějaké době zjistí, že tento rozvoj nebyl tak úplně zadarmo. Na negativa upozorní obvykle jako první ekonomické oddělení, které zaznamená růst celkových nákladů na skladování. Roste hodnota zásob materiálů, polotovarů i nedokončené výroby. Navíc se nejedná jen o interní problém společnosti, poněvadž tuto skutečnost mohou negativně hodnotit také banky poskytující provozní úvěry.

Situaci zbytnělých skladových prostor je schopen zkušený tým houbařících zaměstnanců za určitých podmínek zvládnout. Problém se násobí v okamžiku, kdy je nutno plnit specifické požadavky zákazníka náročné na detailní sledování pohybu materiálu a polotovarů v průběhu výroby, na průběžnou kontrolu jakosti a to nejen při samotné výrobě, ale i při skladování.

Výše uvedené procesy ve strojírenské výrobě už navíc dávno nepatří pouze do segmentu automotive zákazníků. Obdobné požadavky jsou dnes stále častější i u běžných odběratelů. Detailní sledování výrobních dávek (šarží, lot-ů, taveb) a sériových čísel konkrétních komponent už nelze zajistit pouhou znalostí zaměstnanců, organizačními opatřeními a evidencí vedenou prostřednictvím papírových dokumentů.

Druhou možností, jak situaci zvládnout a zvládat ji dlouhodobě, je tzv. adresní skladování. To je spojené s důsledným označováním veškerého materiálu, polotovarů i výrobků evidenčními štítky s podrobnými informacemi. Je potřeba označit všechny úseky, regály, police a skladové plochy jednoznačnými identifikátory, připravit velké množství visaček a formulářů průvodek, které pak operátoři ve výrobě a ve skladech vyplňují. Jako teorie to funguje skvěle, dokud ovšem nedojde ke kolizi s každodenní provozní realitou. Adresní skladování je totiž nutnou, nikoli dostačující podmínkou a tento způsob evidence funguje optimálně jen po určitou dobu. Pokud je podpořena následným zpětným zápisem do informačního systému, dostačuje o něco déle. Důvodem je, že takovéto řešení je velmi citlivé na přirozenou lidskou chybovost nebo na komunikační šum mezi jednotlivými zaměstnanci nebo celými odděleními. Prostřednictvím takové evidence nikdy nevíme, v jakém stavu se aktuálně sklady či výroba nacházejí. Můžeme pouze zjistit, v jakém stavu se nacházely ve více či méně vzdálené minulosti, neboť jednotlivá data shromážděná z výroby, ze skladů, z nákupu či expedice nemusí postihovat tentýž časový úsek, což může negativně ovlivnit procesy na různých úrovních.

Za svou praxi konzultanta jsem se setkal i s názorem, že vybavit skladníky nebo dělníky ve výrobě mobilními terminály, zajišťujícími sběr informací v reálném čase, by sice bylo fajn, ale je to problematické. Potenciální uživatelé by to totiž mohli chápat jako další komplikaci své práce. Což je zásadní omyl. Vše závisí na tom, jak dobrý je podnikový informační systém, do kterého bude sběr dat mobilními terminály nasazen.

Základem úspěšné implementace sběru dat v reálném čase prostřednictvím mobilních terminálů je kvalitní informační systém podporující všechny klíčové a řídící firemní procesy. Na trhu existuje mnoho ERP produktů, které se specializují na výrobu (manufacturing) či na skladové procesy (warehouse). Některé společnosti preferují heterogenní prostředí sestavené z více dílčích systémů různých dodavatelů, které v jednotlivých oblastech pokrývají optimálně jejich potřeby. Takové řešení má řadu výhod, ale také úskalí. Dobře fungují pouze tehdy, vybuduje-li si společnost silné interní IT oddělení, které převezme roli systémového integrátora. Ten analyzuje průběžně změny ve firemních procesech, definuje změnové požadavky, koordinuje komunikaci mezi subdodavateli a v neposlední řadě provádí testování. Takové oddělení není snadné vybudovat, není to levné a rozhodně to nejde provést rychle.

Z výše uvedeného vyplývá třetí způsob, jak ve skladech a výrobě nehoubařit. Před tím, než padne interní rozhodnutí řídit pohyb materiálu a polotovarů v reálném čase, vyhodnoťte si nejprve, že je na takový krok váš informační systém připraven. Kýženého efektu bude dosaženo pouze tehdy, když se takto shromažďované informace dostanou k potřebným adresátům stejnou rychlostí, s jakou byly pořízeny.

Setkal jsem se s řadou obchodních referentů, kteří byli nuceni několikrát za den vyběhnout do výroby. Ověřovali, zda byl výrobní příkaz dokončen, aby mohli potvrdit zákazníkovi termín expedice. Setkal jsem se s nákupčími, kteří průběžně, dle vypočteného plánu, bez možnosti zpětné vazby o aktuálním stavu skladu, objednávali konkrétní materiál tak dlouho, až ho téměř nebylo kam složit. O operativním plánování samotné výroby ani nemluvě.

Pokud váš systém toto není schopen zajistit, raději uvažujte o jeho změně. V dnešní době je na trhu dostupná celá řada sofistikovaných podnikových systémů, které jsou schopné a připravené výše popsané procesy obsáhnout, řídit a vyhnout se kritickým situacím, které mohou ohrozit chod výroby a skladů ve společnosti. Pokud právě takový systém hledáte, neváhejte se obrátit na naši brněnskou společnost NAVISYS, naši konzultanti Vám s tímto výběrem rádi pomohou.

Adam Jakeš

Application Consultant

NAVISYS s.r.o.