Kancelářská technika / Projekční technika

Společnost AV Media se rozhodla pro zavedení Microsoft Dynamics NAV. Získala tak jednotný zákaznicky orientovaný informační systém, který pokrývá všechny oblasti činnosti firmy a zabezpečuje kvalitní služby zákazníkům.

Situace

Společnost AV Media byla založena v roce 1992. Od té doby si vybudovala stabilní místo na trhu v oblasti prezentační a audiovizuální techniky. Fungování společnosti zahrnuje široké spektrum aktivit od klasického prodeje přes pronájem a servis projekční a prezentační techniky, systémovou integraci až k projektu prezentační univerzity. Jak je zřejmé, záběr společnosti je veliký. Aby byla společnost AV Media schopna pokrýt všechny oblasti činnosti firmy, aby zabezpečila kvalitnější služby zákazníkům, rozhodlo se vedení společnosti počátkem roku 2003 pro zavedení nového informačního systému. Produkt společnosti Microsoft Dynamics NAV byl skvělou příležitostí k tomu, jak získat jednotný zákaznicky orientovaný informační systém.
Společnost do té doby využívala pro řízení ekonomických a obchodních agend několik nesourodých systémů, které přinášely jen omezený nebo náročný přístup k firemním datům. Hlavní IS byl ekonomický systém FEIS, který pokrýval potřeby ekonomického oddělení a skladové hospodářství společnosti a byl využíván na pracovištích v Praze a pomocí vzdáleného přístupu v Brně. Pro potřeby evidence kontaktů sloužila Databáze kontaktů, která obsahovala veškeré informace o zákaznicích, byla zde zaznamenána historie kontaktu, obchodní případy (prodej i pronájem) a jiné informace (typ společnosti, obor činnosti, správce kontaktu atd.). Tento systém zároveň generoval některé dokumenty potřebné k obchodní činnosti (objednávky, rezervační a pronájmové protokoly) a sloužil pro potřeby evidence veškerého zařízení pronájmového oddělení, včetně plánování vytíženosti. Servisní oddělení využívalo samostatný systém evidence prodané projekční techniky, sloužící k přehledu o servisních úkonech s možností sledování statistiky prodeje, poruch jednotlivých zařízení a životnosti lamp.

Oddělenost těchto systému s sebou přinášela problém opakovaného zadávání shodných dat, v lepším případě byla tato data mezi systémy vyměňována prostřednictvím dávkových přenosů a informace tak nebyly nikdy zcela aktuální. To zapříčiňovalo absenci včasných a kvalitních souhrnných ekonomických informací a ukazatelů pro řízení obchodu a celé společnosti.

Obchodní cíle

• vytvoření jednotného zákaznicky orientovaného informačního systému, který bude pokrývat všechny oblasti činnosti firmy
• zapojení všech oddělení a všech poboček do centrálního systému
• vytvoření podmínek pro maximálně pružný rozvoj nasazovaného
• informačního systému jak z hlediska množství uživatelů, tak i rozvoje funkcionality systému
• provázat informační systém se systémem správy dokumentů, využívat možnosti integrace s Microsoft Office, Internetu apod.
• zjednodušení správy a pravidelné údržby informačních systémů společnosti

Řešení

Implementátorem nového podnikového řešení na bázi Microsoft Dynamics NAV ve společnosti AV Media se stala společnost Navisys - certifikovaný partner společnosti Microsoft. Celý projekt byl řízen s využitím mezinárodní implementační metodologie, která napomohla vystavět celé řešení tak, aby bylo dosaženo stanovených projektových cílů a byl dodržen harmonogram a definovaný rozpočet.
Zavedením Microsoft Dynamics NAV (verze 3.60) jsou všechny prodejní, nákupní, servisní, skladové a účetní činnosti prováděny v rámci jednotného podnikového informačního systému (kromě aplikace pro Mzdy, kde se zákazník rozhodl pro používání stávajícího software).

Původní ekonomický systém FEIS plně nahradily Microsoft Dynamics NAV moduly Finance, Správce hotovosti, Prodej a pohledávky, Nákup a závazky a Sklad. Do oblasti financí lze zahrnout i modul Dlouhodobý majetek, jež pomáhá udržovat informace a eviduje pohyby tohoto druhu aktiv. Informace z doposud užívané Databáze kontaktů byly převedeny do modulu Správce vztahů. V rámci implementace bylo společností Navisys vyvinuto i speciální řešení pro oblast pronájmu a významně rozšířen standardní modul Servis, který nahradil původní systém servisního oddělení.

Modul Pronájem podporuje veškeré činnosti ve společnosti AV Media, které souvisí s pronájmem projekční a prezentační techniky. Jedná se především o vytváření předběžných kalkulací, tvorbu nabídek, objednávek a následnou fakturaci zákazníkovi. V každém okamžiku pronájmového procesu je možné zjistit dostupnosti konkrétního zařízení či skupiny zařízení stejného typu. Součástí modulu Pronájem je i oblast pravidelných kontrol zařízení a příslušenství.

Modul Servis poskytuje evidenci prodané projekční a prezentační techniky a plánované termíny, rozsah a obsah jednotlivých servisních úkonů. Tento modul byl rozšířen a doplněn tak, aby splňoval všechny potřeby společnosti AV-Media co se týče údržby prodané i firemní techniky. Řešení Microsoft Dynamics NAV bylo v počáteční fázi nasazeno pro 35 současně pracujících uživatelů, kteří se nacházejí na šesti lokacích v rámci České republiky. Systém je využíván napříč celou strukturou společnosti AV Media, včetně vrcholového vedení.

Harmonogram prací

Implementace byla rozdělena do těchto fází:

I. Fáze (12/6/2003 – 1/9/2003) I.fáze, která zahrnovala implementaci modulů Finance, Sklad, Správce vztahů (základ), Správce hotovosti, Prodej a pohledávky, Nákup a závazky, Investiční majetek, Správa systému byla uskutečněna v tomto rozsahu z důvodu začátku fiskálního roku ve společnosti AV Media k 1.9.2003. V rámci této fáze byla provedena migrace dat zákazníků, dodavatelů a ekonomických dat od roku 1996.

II. Fáze (1/9/2003 – 1/7/2004) Ve II.fázi byly řešeny kritické oblasti činnosti nezbytné pro chod společnosti AV Media. Proběhla implementace modulů Pronájem, Správce vztahů a migrace dat pronájmu.

III. Fáze (1/7/2004 – 1/12/2004) Vzhledem ke složitějšímu přenosu dat ze servisního systému, byla až ve třetí fázi provedena implementace modulu Servis.

IV. Fáze Vzhledem k úspěšnosti všech předchozích fází bude systém nadále rozšiřován především v oblasti rozsáhlejších zakázek (modul Projekty). Efektivní budování lidských zdrojů bude posíleno modulem Personalistika.

Přínosy:

• Ve společnosti AV Media došlo díky implementaci nového systému ke zvýšení produktivity práce - veškeré informace jsou nyní zadávány pouze jednou a systém je poskytuje tam, kde jsou potřeba
• Systém poskytuje informační podporu všem hlavním procesům zákazníka a v konečném důsledku zajišťuje včasné a kvalitní podklady pro strategické rozhodování
• Všichni uživatelé mají možnost on-line připojení do systému současně a mají okamžitý přístup k veškerým informacím, které potřebují ke své činnosti
• Odpadla i složitá údržba dat navzájem neprovázaných systémů
• Všechna oddělení a všechny pobočky byly zapojeny do centrálního systému

Další přínosy:

• kvalitnější služby zákazníkům
• rozvoj nasazovaného informačního systému jak z hlediska množství uživatelů, tak i rozvoje funkcionality systému
• jednotný přístup k informacím pro všechny pracovníky AV Media
• informace v reálném čase
• optimalizace práce se sklady
• okamžitý přehled o činnosti firmy z pohledu vedení
• správa dat v jediné databázi
• zamezení opakovaného zadávání dat a tím snížení chybovosti
• provázanost oblastí prodeje, pronájmů a servisu s účetnictvím a skladovým hospodářstvím

Produkty a technologie

• Microsoft Business Solution - Navision 3.60 CZ
• Microsoft Windows Server, Microsoft Windows XP, Microsoft Office XP