Nový ERP systém v Pipelife Czech poznají i zákazníci, firmě se zaplatí do tří let

Předchozí systém měl řadu chyb

Pipelife využívala od roku 2003 nadnárodní ERP systém, se kterým ale nebyla příliš spokojena. Systém nebyl schopen pokrýt vše, co firma potřebovala a tak vedle něj existovaly ve firmě i Excelovské tabulky, Access databáze a samostatné nástroje pro dynamicky řízené skladové hospodářství a pro objednávání dopravy. Navíc úpravy, které se postupem času ukázaly u hlavního systému jako nezbytné, nebylo vůbec snadné provádět a mnohdy to ani nešlo. Pro ty, které firma potřebovala nejvíce, což se týkalo hlavně integrace hlavního systému s těmi dalšími, si platila externího programátora. Ten ji ovšem vyšel na 300 000 Kč ročně. Kromě toho se však v systému pravidelně objevovaly nekonzistentní údaje o zboží v jednotlivých modulech. Prodané zboží se neodečetlo ze zásob, sem tam se ztratily nějaké údaje o fakturách, objevovaly se rozdíly mezi hodnotou zboží v systému pro správu zásob a ve finančním modulu, atd. To stálo firmu průměrně 2 hodiny práce jednoho zaměstnance každý den, který prováděl poloautomatické a manuální kontroly a úpravy dat. Ročně to dělalo v nákladech dalších 200 000 Kč navíc. Pomyslnou poslední kapkou pak byl fakt, že nešlo na základě objednávky pevně rezervovat zboží na skladě pro konkrétního zákazníka a chyběla podpora i pro celou řadu dalších nově vznikajících požadavků. V prvním čtvrtletí roku 2007 se tak firma rozhodla celou situaci řešit úplnou výměnou systému. Ten nový měl přinést všechny funkce v jednom a nahradit tak nejen hlavní systém, ale rovněž další doplňkové aplikace, které s ním ve firmě koexistovaly.

Firma chtěla nadnárodní řešení i jistotu více partnerů

Firma si na základě předchozích zkušeností definovala celou řadu kritérií, které by měl nový systém splňovat. Vedle opětovného požadavku na celosvětově rozšířený informační systém se objevil i požadavek na možnost přizpůsobovat si snadno a rychle systém nově vznikajícím potřebám, výběr z většího množství implementačních partnerů a svoji roli hrála samozřejmě i cena a schopnost implementovat všechny funkce, které firma už nějakou dobu potřebovala. Vítězem se nakonec stal systém Microsoft Dynamics NAV. Implementační partner, který výběrové řízení na konci prvního čtvrtletí 2008 vyhrál, však firmě nevyhovoval. Počáteční domluva se ukázala jako komplikovanější, než se zdálo a jednání se zbytečně protahovala. Partner od nich nakonec na konci června 2008 odstoupil. Společnosti Pipelife však zvolený systém vyhovoval a díky tomu, že u Microsoft Dynamics NAV existuje možnost snadné změny implementačního partnera, tak firma neměla problém obratem najít partnera nového. Tím se stala společnost NAVISYS, která nabízela přímo oborové řešení, které firma potřebovala. Času ale už však nebylo nazbyt, a tak se celá implementace rozdělila do dvou etap. První, která zahrnovala všechny klíčové činnosti jako finance, výroba a sklad byla zahájena 20. 10. 2008 a společnost NAVISYS ji dokázala předat v původně požadovaném termínu 5. 1. 2009.

Uprostřed migrace na nový systém přišla akvizice Instaplastu

Aby ale přechod na nový systém nebyl až tak jednoduchý, tak v září 2008 Pipelife fúzovala se společností Instaplast, která taktéž vyrábí plastové potrubní systémy. V průběhu práce na projektu tak rázem přibyla ještě třetí etapa – nasazení Microsoft Dynamics NAV v původním Instaplastu. I to muselo být hotové poměrně rychle, konkrétně do srpna 2009. Nejprve ale po spuštění první etapy musela být dokončena etapa číslo 2 – ta nahrazovala původní samostatný systém pro dynamicky řízený sklad. Obchodník má větší jistotu, že zboží bude vychystáno a odesláno zákazníkovi. To zvýšilo kvalitu služeb pro zákazníka. Dále se implementoval modul plánování výroby, zejména měsíčního klouzavého zadávacího plánu výroby. Tím se zlepšila struktura a dostupnost vyráběného sortimentu a tedy i rychlost dodání zboží zákazníkovi. To v dřívějším systému možné nebylo.

S Microsoft Dynamics NAV jsme se posunuli dále

Microsoft Dynamics NAV přinesl do Pipelife v zásadě tři typy přínosů – jednak dělá to, co po něm firma vyžaduje, takže odstranil nutnost manuálních kontrol a přepisování i nutnost drahých externích integračních prací. Zadruhé Microsoft Dynamics NAV umožnil konečně plně podpořit všechny procesy, které se ve firmě vyvinuly, a které stávající systém podpořit neuměl, takže se řešily v Excelu, Accessu a dalších „pomocných“ systémech. A do třetice Microsoft Dynamics NAV pomohl firmě posunout se někam dál například tím, že nabídl výrazně lepší evidenci spotřeby materiálu i odpadu, přinesl podstatně lepší informace o využití výrobních linek a dodal firmě podklady pro ladění technologických postupů. Díky Microsoft Dynamics NAV se také nově zavedla přesná alokace nákladů na jednotlivé výrobky, vyhodnocování jejich cenové efektivity, atd. Firma má k dispozici též kapacitní plánování výroby a podrobné plány cashflow, což dává managementu do ruky silné nástroje k dalšímu rozvoji firmy. Třešničkou na dortu se pak stalo uživatelské rozhraní, které si zaměstnanci pochvalují. Spousta informací je nyní dostupná na jedno kliknutí, práce se systémem je z pohledu zaměstnanců efektivnější, přesnější a rychlejší a celý prodejní proces se díky integraci všech dat na jedno místo i díky dořešení nedostatků předchozího systému stal podstatně plynulejším. Firma získala implementací řadu finančních i nefinančních přínosů, jako je třeba výše zmíněný lepší servis pro zákazníky nebo podrobná a aktuální data umožňující managementu informovanější a rychlejší rozhodování i plánování.

Případová studie byla otištěna v příloze Hospodářských novin Podnikové informační systémy 20. října 2010.