Lorenc Logistic – nový systém nám pomůže růst a zvýšit efektivitu, už teď ji zvýšil o 40 %

Původní systém limitoval firmu v růstu

Původní podnikový informační systém, který Lorenc Logistic používala, byl tvořen čistě pro dopravní firmy. Tak, jak se ale firma dále rozvíjela a rozšiřovala svoji působnost, zvyšovala se potřeba nasadit komplexní řešení, zejména pak s možností snadného propojení systému do zahraničí. Lorenc Logistic, která se dokázala z malé rodinné firmy sama vyvinout ve významného nejen lokálního hráče, totiž v roce 2008 expandovala do polského Wloclavku. Tak, jak firma rostla, se však začal objevovat tlak na propojení firemního systému s informačními systémy zákazníků, tlak na lepší možnosti v oblasti finančního řízení, hlavně, co se jeho rychlosti týče, a celá řada dalších požadavků, které stávající podnikový informační systém nebyl schopen reflektovat. Celkově tak bylo zřejmé, že jej bude nutné nahradit novým, univerzálnějším a flexibilnějším, systémem s podporou více jazyků i národních legislativ. Firma se přitom pro nasazení nového systému rozhodla v roce 2008, kdy se začala poprvé projevovat v oblasti logistiky globální ekonomická krize. Ani ta však plány na rozvoj firmy nezastavila, ty v danou chvíli brzdil spíš stávající systém.

Nový systém už musel umět růst spolu s firmou

V interním výběrovém řízení si firma nakonec zvolila Microsoft Dynamics NAV, který implementovala společnost NAVISYS. Microsoft Dynamics NAV měl přitom několik důležitých výhod – byl dostatečně univerzální, šel snadno přizpůsobit na míru potřebám firmy a zároveň nabízel podporu pro mezinárodní prostředí. Implementace systému začala hned v druhé polovině roku 2008 a byla dokončena za necelý rok. Nový systém přitom znamenal důležité změny pro každodenní chod společnosti. Zaměstnanci sice nyní musí zadávat do systému více údajů, než dříve, ale management má díky tomu okamžitý a podrobný přehled o dění ve firmě prostřednictvím nejrůznějších reportů, které si vedení firmy ve spolupráci se společností NAVISYS nadefinovalo. Navíc Microsoft Dynamics NAV umožnil firmě přímé propojení s informačními systémy zákazníků, kteří tak mají požadované reporty k dispozici v reálném čase a ne až za několik týdnů jako tomu bylo dřív.

Nový systém nabízí úplný přehled o dění ve firmě

Microsoft Dynamics NAV s BIZ4Logistics přitom změnil dění ve všech oblastech společnosti. U dispečinku má vedení k dispozici přehled přeprav za jednotlivé dispečery, vozidla i zákazníky a může si také jednoduše zobrazit destinace, objemy přeprav, obraty a ziskovost jednotlivých zakázek. Je také možné si jednoduše porovnat ceny od zákazníka s cenou pro dopravce (v případě spedičních přeprav) a ceny od zákazníka s vypočtenými náklady na danou přepravu (u přepravy vlastními vozidly). Vedení tak má k dispozici cenné informace o tom, jaké typy zakázek a zákazník jsou pro firmu v danou dobu nejlukrativnější. U mycí linky zase firma využívá reporty pro přehled umytých vozidel za zákazníka, kdy je možné se podívat na počet mytí, druh mytí (o jaký druh automobilu a jaké mytí se jednalo) a samozřejmě obrat. Podle druhu mytí se dále vypočítává plánovaná spotřeba mycích přípravků a ta se následně porovnává se skutečnou spotřebou. Navíc Lorenc Logistic nyní ví, kdo jsou její pravidelní a významní zákazníci a dokáže jim nabídnout lepší zákaznický servis, jako jsou třeba drobné dárky pro věrné zákazníky.

Efektivita servisu vzrostla o 40 %

V oblasti servisu nákladních vozidel má management zase k dispozici přehled oprav za každého zákazníka, a to včetně druhu opravy, množství oprav a obratu. Zároveň se u servisu porovnává počet odpracovaných hodin mechaniků s počtem skutečně vyfakturovaných hodin a vyhodnocuje se i přehled přímého prodeje náhradních dílů. Jen díky možnosti porovnávat odpracované hodiny mechaniků a skutečně vyfakturované hodiny se přitom zvýšila efektivita servisu během prvního roku od nasazení systému z 50 % na 70 %. Toho bylo docíleno hlavně díky tomu, že je nyní na konkrétní opravu dán konkrétní čas a následně se porovnává, zda mechanik tento čas dodržel, případně zvládl opravu rychleji nebo zda oprava trvala déle. V takovém případě musí mechanik uvést důvod prodlení. Cílem, který si společnost stanovila, je přitom dosáhnout v servisu až na 90 % efektivitu práce.

Podrobně sledovat se budou i další oblasti

Díky snadné adaptabilitě Microsoft Dynamics NAV s BIZ4Logistics i díky zjevným přínosům, které přináší přesné vyhodnocování jednotlivých činností v servisu, Lorenc Logistic plánuje zavést podobně přesný monitoring i do oblasti přepravy. Tam bude sloužit zejména pro porovnávání plných a prázdných kilometrů (tj. kilometrů s nákladem a bez nákladu), kde by měl pomoci minimalizovat množství prázdných kilometrů, které jsou pro firmu jen nákladem. Microsoft Dynamics NAV navíc umožní firmě zavést i další důležitou funkci, kterou by s předchozím systémem vůbec nešlo realizovat – a to důslednou kontrolu spotřeby jednotlivých vlastních vozidel v závislosti na hmotnosti převáženého nákladu a profilu trasy, od které si firma slibuje další snížení provozních nákladů a nárůst efektivity v oblasti nákladní přepravy.

Microsoft Dynamics NAV umožní firmě růst

Microsoft Dynamics NAV již nyní, díky své univerzálnosti, podporuje a monitoruje podstatně více procesů, než předchozí systém. V Lorenc Logistic jej využívá téměř každý. Nový systém tak slouží pro kontrolu činnosti jednotlivých úseků, jako podklad pro mzdy, podklad pro jednání se zákazníky i pro mnoho dalších činností. Kromě nárůstu efektivity práce a podstatnému zrychlení přípravy dat důležitých pro rozhodování společnosti, přitom pomohl firmě vyhovět požadavkům zákazníků na zpřístupnění dat pro jejich informační systémy a umožnil jí lépe vyhodnotit, kteří zákazníci a které typy zakázek jsou pro firmu nejpřínosnější. I teď, více jak rok od spuštění Microsoft Dynamics NAV ve firmě se přitom systém neustále vyvíjí spolu s tím, jak se mění způsob fungování firmy a s tím, jak plánuje její management rozšiřování jejích aktivit za hranicemi České republiky.

Případová studie byla otištěna v příloze Hospodářských novin Podnikové informační systémy 20. října 2010.