S novým systémem NOEN zrychlil celý proces od nabídky až po realizaci o 40 %

Projekty trvají roky a jsou k nim stovky smluv a dokumentů

Společnost NOEN se soustředí na tři základní druhy aktivit v oblasti povrchové těžby nerostných surovin. Tou největší je projektování a inženýring těžebních strojů. Projekt každého stroje je zcela unikátní a je připraven přímo na míru potřebám konkrétního povrchového dolu. Takový projekt, jako byla třeba dodávka obřího rypadla KK 1300 pro důl Bílina v západních Čechách, trvá od nabídkové fáze až po předání veškeré výrobní dokumentace řadu let a obsahuje tisíce výkresů, smluv a doprovodné dokumentace, přičemž každý jeden dokument musí projít předem nastaveným workflow. Druhou oblastí, kde NOEN působí, je projektování a inženýring pásových dopravníků pro zauhlování elektráren, tepláren, zakládku lodí apod. Zde může jeden projekt trvat od několika měsíců až po několik let, v závislosti na složitosti projektu. Třetí oblastí je pak poradenství v oblasti povrchové těžby uhlí, kde se NOEN soustředí na přípravu studií proveditelnosti a due dilligence. Zde se doba trvání projektu pohybuje do jednoho roku.

Pro další růst už Excel nestačil

Až do roku 2010 řídili veškeré klíčové procesy v NOENu jednotliví projektoví manažeři s využitím vlastního systému pokročilých Excelovských tabulek. O účetnictví se pak firmě starala externí společnost. Tento systém řízení však měl řadu nedostatků. Stěžoval přímou zastupitelnost projektových manažerů např. v případě nemoci, díky nejednotné datové základně komplikoval práci projektových manažerů, kteří neměli přehled o probíhajících pracích na projektu v reálném čase, stejně jako neměli okamžitý přístup k informacím o platbách za dílčí projekty. V roce 2010 se však vedení společnosti rozhodlo, že připraví firmu na vstup na zahraniční trhy a vytvoří holdingovou strukturu, do které zařadí i sesterské společnosti NOENu, které se věnují např. návrhu řídicích systémů, elektroinstalace, atd. Firma se také chtěla stát transparentnější a připravit se na eventuální vstup investora. Z tohoto důvodu bylo rozhodnuto, že bude nasazen profesionální podnikový informační systém, který pomůže standardizovat všechny procesy, včetně projektového managementu, zvýší bezpečnost dat ve firmě, a dá projektovým manažerům i vedení společnosti lepší a rychlejší přehled o stavu jednotlivých projektů i aktuálním stavu financí.

NAVISYS nabídl nadstavbové řešení BIZ4BuildIn, dobré jméno i rozumnou cenu

Firma vybírala z několika podnikových informačních systémů. Ve hře byly jak lokální systémy, tak ty nadnárodní, kterým dominoval Microsoft Dynamics NAV. Na ten měla společnost NOEN, na rozdíl od některých jiných systémů, pozitivní reference od svých obchodních partnerů i zákazníků. Jeden z nich, inženýrsko dodavatelská společnost pro povrchové doly, přitom využíval systém Microsoft Dynamics NAV spolu s vertikálním řešením BIZ4BuildIn od společnosti NAVISYS. To cílí přímo na firmy v oblasti stavebnictví a inženýringu, kterým dává do ruky nástroje pro komplexní zpracování zakázek, ucelenou správu a evidenci veškeré projektové dokumentace, podporu projektového a finančního řízení a celou řadu dalších specifických nástrojů, které tyto firmy potřebují. Právě pozitivní reference, přesné pokrytí všech procesů a mezinárodně uznávaný podnikový informační systém, schopný vést paralelně účetnictví dle národních legislativ i IFRS, nakonec rozhodly pro Microsoft Dynamics NAV. Ten za svoji cenu, byť byla vyšší než u lokálních řešení, dokázal nabídnout silnou základnu pro budoucí mezinárodní expanzi firmy a vytvořit potenciální platformu pro vstup českého či zahraničního investora.

Přesný přehled o dění i automatizace procesů ušetřily až 40 % času

NOEN nasazoval Microsoft Dynamics NAV postupně. Implementaci systému zahájil NAVISYS v únoru 2011, přičemž na konci srpna 2011 již systém začal fungovat v testovacím režimu. Následně proběhlo zaškolení uživatelů a finální úpravy systému podle jejich požadavků. Kromě samotného NOENu na nový systém musela přejít i externí účetní firma. Díky intuitivnímu uživatelskému rozhraní to však nebyl problém a NOEN tak od ledna 2012, kdy komplexní systém přešel do ostrého provozu, mohl začít účtovat v Microsoft Dynamics NAV.

Přínosy se přitom projevily ihned. Všechny projekty lze nyní řídit z jednoho místa – přímo z modulu BIZ4BuildIn v Microsoft Dynamics NAV – a to od procesu kalkulace, kterou připravuje obchodník, přes samotný projekt přípravy technické dokumentace, který už řídí projektový manažer, až po předání veškeré výrobní dokumentace výrobcům jednotlivých subkomponent. Průběh celého projektu je vidět v přehledném okně s Gantovým diagramem a u každé fáze projektu je odkaz na veškerou související dokumentaci i plnění časového plánu, rozpočtu a plánu cashflow. Projektový manažer má tak neustálý přehled o průběhu všech dílčích úkolů i o všech přijatých a odeslaných platbách v souvislosti s daným projektem. Zároveň má také přehled o všech zpožděních nebo naopak zrychleních oproti naplánovanému harmonogramu a ty může promítnout do chodu celého projektu. Systém také umožňuje velice efektivně řídit změny, kterých v případě déletrvajících projektů bývají běžně desítky. Celkově se tak práce projektového manažera zrychlila v průměru o 40 %, protože informace o stavu a průběhu projektu už nemusí neustále aktivně vyhledávat, ale má je k dispozici přímo v systému.

Microsoft Dynamics NAV umožňuje přesně a hlavně rychle identifikovat případné chyby i jejich příčiny, takže se nyní může firma efektivně bránit proti jejich opakování. Přístup k informacím o probíhajících projektech má nejen příslušný projektový manažer, ale i vedení firmy a další klíčoví pracovníci. Všechny informace přitom nyní mají jednotnou pro všechny srozumitelnou formu, pracuje se s jednou verzí dat a navíc je možné omezit přístupová práva jednotlivým uživatelům tak, aby každý z nich viděl opravdu jen to, co potřebuje ke své práci.

Faktury se schvalují obratem

Velkým přínosem se stala také automatizace dalších agend, jako je například workflow faktur. Těch do firmy měsíčně přijdou desítky až stovky. Dříve se každá faktura musela naskenovat, poslat na příslušnou pobočku firmy asistentce, která ji vytiskla, donesla zodpovědné osobě, nechala si ji podepsat, naskenovala ji a odeslala do externí účetní firmy. Tento proces byl zdlouhavý a zatěžoval zbytečně mnoho pracovníků. Nyní je faktura zaevidována asistentkou, je jí přidělen kód a během pár sekund je o přijetí faktury a nutnosti jejího schválení informován příslušný zodpovědný pracovník. Ten ji schválí přímo v Microsoft Dynamics NAV, případně tuto schvalovací pravomoc deleguje, a ještě ten den ji může externí účetní společnost zaúčtovat a nechat proplatit. Už od roku 2013, kdy NOEN naplno zahájí expanzi na zahraniční trhy, se přitom projeví i celá řada dalších přínosů nového systému, včetně např. přípravy konsolidované finanční uzávěrky či podpory více národních legislativ.