NAVISYS pomohl BigBoard Praha s přechodem na Microsoft Dynamics NAV 2009

Společnost BigBoard Praha patří mezi nejstarší provozovatele reklamních ploch v České republice. Na český trh vstoupila v roce 1994 a stala se rychle známou díky svým bigboardům – billboardům s tehdy dosud nevídanými rozměry 9,6 × 3,6 metru. V roce 2004 se firma poprvé rozhodla nasadit informační systém Microsoft Dynamics NAV. S původní implementací ale nebyla zcela spokojena a v roce 2011 se rozhodla přejít na novou verzi Microsoft Dynamics NAV, a tentokrát se společností NAVISYS.

Rozsáhlé úpravy původního systému se nikdy nepodařilo dotáhnout

billboard Společnost BigBoard Praha je součástí nadnárodní skupiny BigBoard Group, která od roku 1991 provozuje elitní síť velkoplošných reklamních panelů ve východní Evropě. Právě mateřská společnost rozhodla v roce 2004 o přechodu od několika separátních informačních systémů ke komplexnímu informačnímu systému Microsoft Dynamics NAV. BigBoard si ho nechal po konzultaci s implementačním partnerem rozsáhle upravit, aby co nejvíce odpovídal původním zvyklostem uživatelů. Jenže právě tyto rozsáhlé úpravy se pak ukázaly jako problematické, a to nejen kvůli tomu, že je bylo potřeba následně pečlivě odlaďovat, ale i kvůli tomu, že komplikovaly a prodražovaly aktualizace a další úpravy systému.

Nová procesní analýza přinesla značné úspory při implementaci i provozu

V roce 2011 se firma rozhodla přejít na novou verzi Microsoft Dynamics NAV 2009 a začít od začátku a s podstatně méně úpravami. Úkolem bylo zrevidovat hlavní firemní procesy, systém jim upravit v nezbytně nutné míře a ostatní vedlejší procesy přizpůsobit nativní logice Microsoft Dynamics NAV. Firma oslovila hned několik implementačních partnerů a mezi nimi i společnost NAVISYS. Vedení společnosti BigBoard si nakonec, i na základě velmi pozitivních referencí zákazníků, např. společnosti AV MEDIA, zvolilo právě NAVISYS. Ten přišel s nejlepším návrhem optimalizace a přizpůsobení procesů, jak na straně Microsoft Dynamics NAV, tak na straně společnosti BigBoard Praha. V druhém pololetí pak NAVISYS provedl detailní procesní analýzu a nastavil vše tak, aby bylo využití, údržba a rozšiřování Microsoft Dynamics NAV maximálně efektivní.

Microsoft Dynamics NAV pokryl finance i správu smluv

Od 1. ledna 2012 přešel nový systém do ostrého provozu a Microsoft Dynamics NAV pokryl kompletní oblast financí ve společnosti BigBoard Praha i v dceřiné firmě BigMedia. Kromě kompletního chodu financí, náročného na správu díky stovkám faktur za měsíc, systém pokryl také rozsáhlou agendu smluv. Microsoft Dynamics NAV přitom hlídá smlouvy se zákazníky i důležité nájemní smlouvy na tisíce lokalit, kde má firma instalované své reklamní plochy. Součástí modulu je také řízení smluv s dodavateli, kteří se starají o výměnu plakátů na bigboardech, údržbu jejich osvětlení a realizují další servis.

Modul připravený na míru si snadno poradí s rozúčtováním nákladů na plochy

bigboard Právě řízení vztahů s dodavateli se podařilo díky Microsoft Dynamics NAV 2009 a na míru připravenému modulu od NAVISYS vyřešit velmi efektivně. Dodavatel, který například spravuje desítky různých reklamních ploch, posílá do BigBoard Praha pouze jedinou souhrnnou fakturu. Ta ale musí být správně spárována s jednotlivými smlouvami a objednávkami a položky zaplacené dodavateli musejí být správně rozpočítány na jednotlivé reklamní plochy, aby bylo možné vyhodnocovat jejich ziskovost. To vše lze přitom nyní jednoduše dělat zcela automaticky, pomocí importování jediného Excelovského souboru, který obsahuje rozúčtování nákladů na jednotlivé plochy. Stisknutím jediného tlačítka se tak všechny náklady na plochy automaticky přiřadí a spárují se platby i objednávky.

Integrace s Jet Reports denně šetří čas

Propojení Microsoft Dynamics NAV s reportovacím nástrojem Jet Reports Essentials, který je plně integrován s Microsoft Excel, šetří čas i jinde. Využívá se totiž především v oblasti financí, kdy se do Jet Reports exportují jednotlivé účetní výkazy, reporty, podklady pro auditory apod. Zde také pravidelně probíhá příprava reportů pro vlastníka dle účetních standardů IFRS, do kterých se pomocí převodní tabulky transformují účetní výkazy z Microsoft Dynamics NAV dle české legislativy. Jet Reports se zatím využívá i pro manažerské analýzy ziskovosti jednotlivých reklamních ploch, výnosů na jednotlivé zákazníky apod. Ty BigBoard Praha plánuje brzy nahradit Business Intelligence řešením integrovaným přímo do prostředí Microsoft Dynamics NAV.

Microsoft Dynamics NAV nasadí i nově akvírovaná společnost

Velkou výhodou Microsoft Dynamics NAV, kterou BigBoard Praha ocení zejména v roce 2013, je schopnost pokrývat paralelně chod více společností. Už v roce 2012 Microsoft Dynamics NAV pokrýval BigBoard Praha i jeho dceřinou společnost BigMedia. Tyto dvě firmy však v lednu 2012 společně akvírovaly společnost News Outdoor (nyní Czech Outdoor), která je jednou z nejvýznamnějších společností venkovní reklamy na českém trhu. I ta od ledna 2013 začala používat Microsoft Dynamics NAV, což usnadní vedení české pobočky BigBoardu.

Microsoft Dynamics NAV si poradil i s propojením na specializovaný systém pro řízení obchodu

Rozšíření skupiny BigBoard v České republice o novou společnost také přineslo přechod na specializovaný systém pro řízení obchodu v oblasti pronájmu reklamních ploch, který Czech Outdoor využívá. Firma však potřebovala data o obchodu ze specializovaného systému propojit s oblastí financí i smluv. NAVISYS proto během pár týdnů připravil převodní můstek, který propojení dat z obou systémů zajistil. Obchodní zástupci tak vidí všechny údaje, které potřebují pro svoji práci v jediném systému. Také v oddělení financí a správy smluv mají přímo v ERP systému přehled o všech údajích, včetně těch z obchodu.

O společnosti NAVISYS

Společnost NAVISYS byla založena v roce 1997. Úspěšné implementace a kvalitní služby NAVISYS rychle posunuly mezi nejvýznamnější prodejce a implementátory Microsoft Dynamics NAV, dříve Navision. Společnost se tradičně umisťuje mezi TOP 5 nejúspěšnějšími partnery Microsoft Dynamics v ČR. V současné době NAVISYS působí především jako dodavatel komplexních vertikálních řešení. Společnost disponuje týmem profesionálů nejen v oblasti produktů Microsoft Dynamics (Navision, Axapta), ale také odborníky s teoretickou i praktickou zkušeností z průmyslových odvětví, do kterých směřují její produkty a služby. V roce 2013 jsme rozšířili portfolio produktů o produkt Microsoft SharePoint sloužící ke správě dokumentů a o cloudové řešení Office 365.

NAVISYS je držitelem ocenění Microsoft Awards 2013 Finalist v kategorii ERP za implementaci v Královopolská RIA, a.s. s řešením BIZ4BuildIn, dále Microsoft Awards Winner 2011 v kategorii Microsoft Dynamics ERP za implementaci BIZ4BuildIn® v PRODECO, a.s., Microsoft Industry Awards Winner 2005 v kategorii „Nejlepší řešení pro malé a střední firmy“ za řešení BIZ4Logistics®, Microsoft Industry Awards Finalist 2009 v kategorii "Průmyslová výroba" za řešení BIZ4BuildIn®, Microsoft Industry Awards Finalist 2007 v kategorii „Nejlepší řešení pro malé a střední firmy“ za řešení BIZ4Elements® a Microsoft Industry Awards Finalist 2006 v kategorii „Nejlepší řešení pro obchod, výrobu a utility“ za řešení BIZ4Warehousing®.

V roce 2009 se stal NAVISYS členem PRESIDENT'S CLUB, čímž se zařadil mezi 284 nejlepších partnerů na světě. V roce 2011 se NAVISYS podařilo zopakovat tento úspěch a opět byl oceněn za své úspěchy členstvím v PRESIDENT´S CLUB.